Print-Management und Distribution in der Cloud

PrintCloud im Überblick

  • Verwaltung beliebiger Dateien
  • Online-/Cloudsystem für weltweiten Zugriff
  • Versionierung
  • Rechtesystem
  • Sharen von Dateien per Email auch an Aussenstehende

Die PrintCloud im Detail

Auch heute noch werden Dateien oft in gewachsenen Ordnerstrukturen auf Netzlaufwerken gespeichert. Die Folgen sind meist lange Suchen, veraltete Dateien, Emailchaos mit großen Anhängen usw. Als Lösung bietet sich ein internetbasiertes Dokumentenmanagementsystem wie die PrintCloud an, die wir für einen unserer Kunden entwickelt haben.

Der Kunde erstellt eine große Anzahl von Print-Katalogen und -broschüren für sein umfangreiches Produktsortiment, die in Dutzende von Sprachen übersetzt und regelmäßig aktualisiert werden. Diese Prozesse erfordern den Datenaustausch von großen Druck- und Bilddateien zwischen den beteiligten Seiten (Kunde, Agenturen, Übersetzer, Druckereien) und die Abstimmung darüber. Außerdem ist eine Versionierung nötig, und die neuesten, freigegebenen Versionen der PDFs müssen auf der mehrsprachigen Website eingestellt werden.

All diese Anforderungen werden durch die cekom PrintCloud erfüllt. Die großen Datenmengen werden bei AWS (Amazon Web Services) gespeichert, sodass die Inhalte für alle Partner online erreichbar sind. Dabei sorgt ein Rechtesystem dafür, dass verschiedene Benutzer entweder nur lesend oder schreibend auf die für sie freigegeben Dateien zugreifen können.

Das System verfügt über eine automatische Versionierung, durch die die Administratoren auf alle alten Versionen der Dateien zurückgreifen können. Neben den öffentlichen LowRes-PDFs für die Websites werden auch die zugehörigen hochauflösenden Druckversionen verwaltet.

Zusätzlich hält das System auch die ursprünglichen InDesign-Dateien vor inklusive aller Assets wie z.B. den einzelnen Detailbildern. Diese können bequem als Zip-Archiv hoch- oder heruntergeladen werden.

An externe Partner ohne einen eigenen Login in die PrintCloud können einmalige Downloadlinks für bestimmte Inhalte gesendet werden. Diese Downloadlinks haben einen einstellbaren Gültigkeitszeitraum und können auch in der Anzahl der Downloads begrenzt werden.

Die Websites des Kunden werden automatisch mit den aktuellsten Dateien bestückt, und zwar sowohl die Katalog-Downloadbereiche als auch die einzelnen Produktseiten mit jeweils passenden PDFs.

Die Bedienung der PrintCloud ist einfach und übersichtlich, sodass keine besonderen Schulungen erforderlich sind. So funktioniert z.B. der Upload von Dateien einfach durch Drag-and-drop, wie es die Benutzer von ihren alten Netzlaufwerken gewohnt sind. Damit ist die Zeit von verwinkelten, lokalen Netzlaufwerken, langen Suchzeiten, Emails mit großen Anhängen und Reibungsverlusten, weil wieder einmal eine alte Dateiversion benutzt wurde, vorbei. Weltweit ist für alle Stellen der gleiche Datenbestand einfach verfügbar.

Das System eignet sich natürlich nicht nur zur Verwaltung von Katalogen und Flyern. Es kann leicht für alle Dokumententypen angepasst werden. Dabei werden die Dokumentarten, Felder und Metadaten immer auf Ihre konkreten Anwendungsfall angepasst, damit alle Benutzer das für sie ideale System vorfinden. Außerdem ist das System flexibel, wo es installiert wird. Wie im Beispiel kann ein großer Cloudanbieter wie Amazon genutzt werden, es ist aber auch möglich, die PrintCloud auf einem eigenen Onlineserver oder auch im Intranet zu betreiben. So haben Sie es in der Hand, wo Ihre Daten liegen.

Fragen, Anfragen, Anregungen? Setzen Sie sich gerne mit uns in Verbindung! Nutzen Sie unser Kontaktformular oder rufen Sie uns an: 0221 97 30 62 0

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